当時､１００枚以上の紙の出勤簿を手作業で集計・・・
検討は慎重に。導入まで約１年半
- Q .勤怠管理システムの導入はいつ頃からご検討されておりましたか。
また、「クロノス」導入前の社内状況・課題を教えてください。
- A .約２年前から検討をはじめました。それから約１年半後に「Xronos PERFORMANCE」（※以下クロノス）を導入しました。使い始めてから、ようやく１年が経過した状況になります。
社内の上層部では、以前から社内業務のデジタル化やシステム化について意見が出ており、その１つとして、勤怠管理システムの導入がありました。検討開始からすぐに導入ではなく、社内で慎重に議論を進めていきました。
当時は紙の出勤簿を手作業で集計し、Excelで管理するというアナログな体制でした。従業員数は既に１００名を越え、私一人では対応が難しく、総務の３名で１ヶ月分をまとめて処理していました。他の業務も行いながらですが、作業日数は約５～６日間掛かっており、業務効率化が求められていました。そこで、全社員のうち本社で働く約１００名に対し、勤怠管理システムの導入を検討する運びとなりました。
一番のポイントはしっかりとしたサポート体制
本社で働く約１００名分の勤怠管理をシステム化
作業日数は半分以下に、ペーパーレス化と業務効率化を実現
- Q .クロノスをご選択された決め手（ポイント）は何でしょうか。
また、導入後どのような変化がございましたか。
- A .ご提案いただいた勤怠管理システムを比較した際、機能面では似た部分が多かったのですが、サポート面で大きな違いを感じました。クロノスは、札幌に支社があるため、リモートはもちろん対面での対応も可能でした。特に、導入時のサポート体制が他社より手厚いと感じ、安心感がありました。社内業務のシステム化・ペーパーレス化の第一歩として、スムーズな導入や定着は必須ですので、検討の際は大きなポイントとなりました。
加えて、長期運用する上でのランニングコストや、将来的なシステムの連携や活用を見据えた拡張性にも着目し、クロノスに決定しました。
今回、本社で働く約１００名に対して勤怠管理システムを導入しました。これまで手作業だった、紙の出勤簿の集計作業が、約１００名分無くなったということです。ペーパーレス化と同時に、大きな業務効率化につながったと実感しています。一部システム化できていない社員もおりますが、それでも作業日数は以前の半分以下、２～２日半くらいとなり、全体として大きく変わりました。システム化してもチェック作業は必要ですが、そこもずいぶん楽になったと感じています。浮いた時間を別の業務に使えるという状態になりましたので、今後はその時間を有効活用していきたいと考えています。
また、以前は月に１回、まとめて勤怠状況を把握していましたが、現在では日々のデータをリアルタイムで把握できるようになりました。ミスや、確認・修正が必要な部分の発見も早く、月末を待たずに対応できますので、これも大きな変化と言えるかもしれません。
不満の声も違和感もなく、スムーズな導入ができた
出張や直行直帰など、外出先での勤怠管理にも対応していきたい
- Q .導入時、社員の皆様の反応はいかがでしたか。
また、「クロノス」による運用で今後実現していきたいことは何でしょうか。
- A .システム化移行について、当初は私も多少の不安がありました。これまでの紙の出勤簿から、カードをかざして出退勤の打刻をする運用に変わり、少なからず抵抗感がある人が出たり、カードの紛失等、トラブルの発生なども懸念していました。しかし、実際には特に不満や違和感の声もなく、運用をスタートすることができました。現状も、これといった問題は出ていません。
改めて導入時を振り返り、管理側にメリットがあるだけでなく、社員にとっても混乱や負担がなく、スムーズにシステム化できたことは、非常に良かった点だと感じています。
これからの働き方や環境に合わせて、外勤営業の勤怠管理をより柔軟に変えていきたいと思っています。今は会社に出勤をして打刻をしなければいけないのですが、直行直帰や出張の際など、離れた場所からでも打刻ができるようになれば、営業も楽になりますよね。
会社としても、営業がどのような勤務をしているのかを正確に把握することができるようになるので、今後の展開として検討をしています。
何かあった時に対応してもらえる安心感
今後も幅広い情報提供に期待
- Q .今回、三城にご相談いただいたきっかけは何でしょうか。
また、今後三城に求めることは何かございますでしょうか。
- A .普段から三城さんには、パソコン機器をはじめシステムやサーバーなど、すべてお願いしていますので、今回の勤怠管理システムの導入についても、自然とご相談する流れとなりました。定期的な訪問に加え、何か困ったことがあった際、連絡するとすぐに来ていただいて対応してもらえますので、非常に安心感があります。
現在ですと、インボイス制度や電帳法などの制度変更や法改正があったり、企業を取り巻く環境は目まぐるしく変化していく時代です。会社も、その変化をキャッチアップし、順応していかなければならないと常々感じています。しかしながら、本業を優先すると新しい情報を収集することになかなか時間を割けないという実情があります。そういった際に、三城さんから様々な情報をいただけると、非常に助かります。
例えば、新しい制度が始まる前に、中小企業に求められる対応を整理したもの、実際の事例、最新のツールなどをご紹介いただけると、会社として選択肢が増え、自社の対応の検討に役立てられます。また、その情報を活用して社会の変化にしっかり対応していくことで、社員が安心して仕事に取り組める環境にもつながります。三城さんが持つ新しい情報を多角的に提供していただけることが、私たちにとって最大の支援となります。今後も今以上に、ご支援いただければと思っています。
